Make of Zapier: wat past bij jouw bedrijf?

Make en Zapier doen in de basis hetzelfde: ze verbinden programma's, zodat een gebeurtenis in het ene (een bestelling, een formulier) vanzelf iets in het andere in gang zet. Zapier is het simpelst om mee te beginnen. Make geeft meer controle over de stappen en is daardoor handiger bij ingewikkelder werk. Welke past, hangt vooral af van hoe vaak je taak draait en hoeveel uitzonderingen erin zitten. Is het werk eenvoudig, dan zijn beide prima. Is het kritisch of vol uitzonderingen, dan kijk je ook naar maatwerk.

Wat Make en Zapier gemeen hebben

Beide zijn online diensten waarin je een koppeling samenstelt zonder te programmeren. Je kiest een trigger, bijvoorbeeld "er komt een nieuwe aanvraag binnen", en daarna een of meer acties, zoals "zet de gegevens in mijn agenda" of "stuur een bevestigingsmail". Dat is dezelfde bouwsteen als bij een API-koppeling, alleen heb je de techniek er niet zelf voor nodig.

Je werkt in je browser, de dienst draait voor je op de achtergrond en je betaalt een abonnement. Beide hebben een gratis variant waarmee je kunt uitproberen of het bij je past.

Waar ze verschillen

Zapier werkt als een lijstje: stap 1, stap 2, stap 3. Dat is overzichtelijk en snel te leren, ook als je nog nooit iets hebt geautomatiseerd. Voor een eenvoudige keten is dat vaak genoeg.

Make toont je koppeling als een schema met blokjes ("modules") waar je takken en voorwaarden in kunt tekenen. Je ziet beter wat er met je gegevens gebeurt en kunt dingen omzetten of splitsen. Daar staat tegenover dat je er wat langer over doet om het te begrijpen.

Welke apps worden ondersteund, verschilt per dienst en verandert regelmatig. Kijk dus altijd eerst of jouw boekhoudpakket, webshop of CRM bij de dienst van je keuze staat, voordat je een keuze maakt.

Hoe je betaalt, en waarom dat uitmaakt

Het verschil in prijsmodel is belangrijker dan de lijstprijs, want het bepaalt wat je kwijt bent als je koppeling vaak draait.

• Zapier telt taken. Volgens de uitleg van Zapier zelf tellen succesvolle actiestappen mee. De trigger zelf, mislukte stappen en filters tellen niet mee. Een koppeling met drie acties kost dus drie taken per keer dat hij draait.
• Make telt credits. Op de prijspagina van Make staat dat de gratis variant tot 1.000 credits per maand biedt. Een credit gaat in principe op aan één stap (module) in je scenario. Make rekende eerder in "operaties" en is in 2025 overgestapt op credits.

Voor beide geldt: hoe meer stappen en hoe vaker het draait, hoe sneller je tegen het maximum van je abonnement aan zit. Reken dus vooraf uit hoeveel stappen je koppeling heeft en hoe vaak er per maand iets gebeurt. Actuele bedragen vind je alleen op de officiële prijspagina's, omdat die vaker veranderen dan een artikel.

Wanneer is een tool als Make of Zapier genoeg?

Een tool past goed als:

• de taak eenvoudig en recht toe recht aan is, zoals een formulier dat in een spreadsheet of agenda terechtkomt;
• het niet erg is als er een keer iets misgaat en je het achteraf handmatig herstelt;
• je zelf wilt kunnen aanpassen en het leuk vindt om ermee te werken;
• het om een paar honderd runs per maand gaat, geen tienduizenden.

Begin dan klein: bouw één koppeling, kijk een paar weken hoe hij zich gedraagt en breid daarna pas uit. In welke taken je kunt automatiseren staat hoe je bepaalt waar je het best mee begint.

Wanneer kijk je naar maatwerk?

Er zijn situaties waarin een abonnement op een tool niet de beste route is:

• Uitzonderingen. Je btw-regels, kortingen of goedkeuringsstappen passen niet in een standaardblokje, en elke omweg maakt de koppeling lastiger te begrijpen.
• Grote aantallen. Bij veel runs groeit het verbruik van taken of credits mee, en daarmee de maandelijkse kosten.
• Gegevens controleren of omzetten. Bijvoorbeeld bij facturen, waar een fout geld kost. Hoe dat bij het automatisch verwerken van facturen gaat, lees je in een eigen artikel.
• Zekerheid. Je wilt dat iemand het in de gaten houdt en een melding krijgt als iets stilvalt.
• Persoonsgegevens. Gaan klantgegevens door een externe dienst, dan val je onder de AVG. Kijk bij de Autoriteit Persoonsgegevens wat dat voor jou betekent en leg afspraken vast met de partij die de dienst levert.

Bij een koppeling op maat betaal je niet per stap aan een platform. Zo werk ik zelf: je begint met een gratis scan, daarna krijg je een vaste prijs voor de bouw en een vast maandbedrag voor hosting en onderhoud. Het is dus een andere kostenvorm, geen automatisch goedkopere of duurdere.

Zo kies je

1. Schrijf de taak uit in stappen: wat gebeurt er, waarvandaan, waarnaartoe?
2. Tel de uitzonderingen. Meer dan een of twee? Dan wordt een tool lastiger.
3. Schat het aantal runs per maand en vergelijk dat met wat de gratis varianten bieden.
4. Controleer of je apps worden ondersteund bij de dienst die je overweegt.
5. Bepaal wat een fout kost. Is dat weinig, neem dan de eenvoudigste route. Is het veel, kies dan iets wat bewaakt wordt.