Je webshop koppelen aan je boekhouding: zo pak je het aan

Een webshop koppelen aan je boekhouding kan op drie manieren: met een kant-en-klare plug-in of app voor jouw combinatie van webshop en boekhoudpakket, met een tool als Make of Zapier, of met een koppeling op maat. Begin bij de eerste route. Die is meestal genoeg zolang je weinig uitzonderingen hebt, en je kunt er binnen een dag achter komen of het bij jouw btw en betaalmethodes past.

Het gaat om dit: elke bestelling is een verkoop die in je administratie moet komen, met het juiste bedrag, de juiste btw en straks de bijbehorende betaling. Handmatig overtypen kost tijd en levert fouten op. In dit artikel lees je welke routes er zijn, welke vragen je vooraf beantwoordt en wat je in de praktijk tegenkomt.

Wat wordt er eigenlijk gekoppeld?

Een webshop en een boekhoudpakket praten niet vanzelf met elkaar. Een koppeling verplaatst gegevens van het ene naar het andere pakket, volgens vaste regels. Dat is een API-koppeling: software die gegevens opvraagt of ontvangt, omzet en afgeeft. Vaak gaat het om vier soorten gegevens:

• Bestellingen en facturen. Een bestelling wordt een verkoopboeking of verkoopfactuur.
• Klanten. Een nieuwe klant wordt aangemaakt als relatie, of een bestaande wordt herkend.
• Betalingen en uitbetalingen. Een betaling via je betaalprovider wordt gekoppeld aan de juiste factuur, zodat je niet hoeft te zoeken welke bank-bijschrijving bij welke bestelling hoort.
• Voorraad en producten. Dit is lastiger en bij kleine webshops vaak niet nodig. Alleen als je boekhoudpakket ook je voorraad bijhoudt, is dit relevant.

Begin klein: bestellingen en betalingen zijn voor de meeste kleine webshops het deel dat de meeste tijd scheelt.

Route 1: een kant-en-klare koppeling

Voor de bekende combinaties bestaan kant-en-klare apps en plug-ins. Zo staat er in de app store van Exact een WooCommerce-koppeling voor Exact Online en zijn er voor Shopify apps voor onder meer Moneybird en Exact Online. Die apps zijn van derde partijen; de ene is gratis, de andere kost een bedrag per maand.

Wat je vooraf bij zo'n koppeling controleert:

• Welke combinatie ondersteunt hij? "Exact Online" is niet één pakket: de koppeling werkt soms alleen met bepaalde uitvoeringen.
• Wat maakt hij aan? Een verkoopfactuur, een verkoopboeking of een orderregel. Vraag je boekhouder wat zij willen zien.
• Hoe vaak synchroniseert hij? Sommige koppelingen draaien elk uur of elke paar uur, andere direct. Voor een boekhouding is vertraging meestal geen probleem, voor voorraad wel.
• Wat gebeurt er bij een fout? Krijg je een melding, of staat de bestelling stilletjes niet in je boekhouding?
• Past je btw erin? Zie het volgende kopje.

Houd daarbij rekening met de kosten: een app of plug-in heeft meestal een abonnement. Controleer de actuele prijs bij de aanbieder zelf, die verandert.

Btw is het lastigste deel

De meeste problemen met een webshopkoppeling zitten niet in de techniek, maar in de btw. Een webshop kent btw-tarieven en een boekhoudpakket kent btw-codes. Een koppeling moet het ene naar het andere vertalen, en dat gaat mis bij uitzonderingen:

• Verschillende tarieven in dezelfde bestelling.
• Verzendkosten, die ook btw hebben.
• Kortingscodes en cadeaubonnen, waarbij de btw over een lager bedrag berekend moet worden.
• Verkoop aan consumenten in andere EU-landen. Volgens de KVK zijn er speciale btw-regels voor e-commerce in de EU, waaronder de OSS-regeling waarmee je de btw die je aan andere EU-landen verschuldigd bent via één aangifte afdraagt. Of en vanaf wanneer dat voor jou geldt, lees je daar of hoor je van je boekhouder.

Een bekende valkuil: de koppeling zet een tarief om naar de verkeerde btw-code. Stel de vertaling tussen tarieven en codes daarom één keer bewust in, en controleer de eerste bestellingen met je boekhouder voordat je erop vertrouwt. Ik geef hier geen btw-advies: dat is voor jouw boekhouder of de Belastingdienst.

Route 2: Make of Zapier

Met een tool als Make of Zapier bouw je zelf een stroom: als er een bestelling binnenkomt, maak dan een factuur aan. Dat werkt goed voor een eenvoudige situatie: één tarief, één betaalmethode, weinig bestellingen. Het wordt lastiger bij uitzonderingen, grote aantallen of gegevens die gecontroleerd moeten worden voordat ze in je boekhouding komen. Het is ook een extra abonnement, en jij bent zelf verantwoordelijk als een stap stilvalt.

Route 3: een koppeling op maat

Een koppeling op maat is zinvol als de standaardroutes niet passen. Bijvoorbeeld:

• je verkoopt in meerdere landen of met meerdere tarieven;
• er moet een mens een stap goedkeuren voordat iets in de boekhouding komt;
• je gebruikt meer dan twee systemen, bijvoorbeeld een webshop, een voorraadsysteem en een boekhouding;
• je hebt een eigen regel nodig, zoals een andere grootboekrekening per productgroep.

Zo werk ik zelf bij automatisering: je begint met een gratis scan, daarna volgt een vaste prijs voor de bouw en een vast maandbedrag voor hosting en onderhoud. Dat onderhoud is niet vrijblijvend, want pakketten passen hun API aan en een koppeling zonder toezicht staat vroeg of laat stil. Wat ik koppel en hoe, staat op de pagina over automatisering. Of een taak de moeite van automatiseren waard is, toets je met welke taken je kunt automatiseren.

Zo kies je

Stel jezelf deze vragen, in deze volgorde:

1. Hoeveel bestellingen heb ik per maand? Een paar per week: handmatig of een goedkope app volstaat. Tientallen per dag: een koppeling loont snel.
2. Heb ik uitzonderingen in btw, kortingen of landen? Zo ja, kies dan een koppeling die daar expliciet mee overweg kan, of maatwerk.
3. Wie lost het op als het misgaat? Bij een app zoek je zelf de oorzaak, bij een koppeling die iemand beheert is dat afgesproken.
4. Wat wil mijn boekhouder? Een koppeling die gegevens aanlevert in een vorm waar je boekhouder niet mee kan werken, helpt niet.

Heb je nog geen webshop, dan loont het om hier vooraf over na te denken. In een webshop beginnen lees je wat je vooraf regelt, en de pakketten staan onder de diensten.