Een webshop beginnen: wat regel je vooraf?

Een webshop beginnen betekent dat je eerst een bedrijf, een product en een manier van betalen en verzenden regelt, en pas daarna een winkel bouwt. De techniek is het kleinste deel. Wat vaak vergeten wordt: inschrijven bij de KvK, de btw goed instellen, de verplichte informatie over bedenktijd en retour en een plan voor verzending en klantvragen.

Bij KAAB bestaat het pakket Webshop precies om die dingen voor de livegang klaar te hebben: betalen met iDEAL, verzendregels, btw en ordermails. Dit artikel loopt de volgorde door waarin je het zelf het slimst aanpakt, en wat je aan de kostenkant kunt verwachten.

Stap 1: bepaal wat je verkoopt en aan wie

Voordat je aan een platform denkt, moet je drie dingen kunnen zeggen: wat je verkoopt, aan wie, en waarom iemand het bij jou koopt in plaats van bij een grote speler. Een webshop die alles een beetje verkoopt, wint zelden van een shop die één ding goed doet.

Praktische vragen om op te antwoorden:

• Heb je het product al, of koop je het in? Bij inkoop heb je voorraad en dus geld nodig vooraf.
• Maak je het zelf of laat je het leveren door een groothandel?
• Hoeveel producten verkoop je in het begin? Twintig producten goed fotograferen en beschrijven is beter dan tweehonderd half.
• Verkoop je alleen in Nederland, of ook daarbuiten? Dat bepaalt je verzendkosten en je btw (zie stap 3).

Stap 2: regel je bedrijf en inschrijving

Verkoop je online met de bedoeling winst te maken, dan ben je ondernemer. Volgens het stappenplan webshop beginnen van Ondernemersplein schrijf je je dan in bij de Kamer van Koophandel; de KvK geeft je gegevens door aan de Belastingdienst, dus daar meld je je niet apart aan. Heb je een eigen bedrijfsnaam of merknaam in gedachten, registreer dan eerst het domein, zodat niemand anders je naam online pakt.

Je webshop moet bovendien duidelijk laten zien wie erachter zit: bedrijfsnaam, adres, contactgegevens, KvK-nummer en btw-nummer. Zet die op een plek waar klanten ze makkelijk vinden, bijvoorbeeld in de voettekst.

Stap 3: begrijp je btw

Voor een webshop in Nederland reken je op de meeste producten het btw-tarief dat voor dat product geldt, en doe je daarover aangifte. Twee punten zorgen vaak voor verrassingen:

• Verkoop aan particulieren in andere EU-landen. Volgens de KvK over btw-regels voor e-commerce in de EU geldt een gezamenlijke drempel van 10.000 euro per jaar voor afstandsverkopen binnen de EU. Blijf je eronder, dan mag je in veel gevallen Nederlandse btw rekenen. Zit je erboven, dan geldt het btw-tarief van het land van je klant, en kun je via het Europese OSS-loket aangifte doen.
• Prijzen met of zonder btw. Aan consumenten toon je prijzen inclusief btw. Houd dat in je webshop-instellingen consistent, anders klopt je omzet niet met je aangifte.

Btw is een onderdeel waar een fout geld kost. Laat je door een boekhouder of de Belastingdienst bevestigen wat voor jouw situatie geldt.

Stap 4: leg de spelregels voor je klant vast

Een consument die online koopt, heeft wettelijke rechten, en jij hebt informatieplichten. Het gaat om dit:

• Bedenktijd. Bij producten die je online verkoopt heeft een consument in de regel 14 dagen om zonder reden af te zien van de koop. Bij producten loopt die termijn vanaf de ontvangst.
• Informatie. Je moet klanten vooraf vertellen dat ze die bedenktijd hebben en hoe ze die gebruiken. Doe je dat niet, dan kan de bedenktijd een jaar worden in plaats van 14 dagen.
• Herroepingsknop. Ondernemersplein meldt dat webshops een herroepingsknop moeten hebben, zodat klanten met één klik laten weten dat ze willen terugsturen. Controleer op die pagina de actuele eisen voordat je live gaat.
• Uitzonderingen. Voor onder meer producten op maat en bederfelijke waren geldt de bedenktijd niet. Dit hangt af van wat je verkoopt.
• Algemene voorwaarden en privacy. Zet je algemene voorwaarden, retourbeleid en privacyverklaring op de website, en vraag toestemming voor cookies waar dat moet.

Heb je geen jurist, laat dan je voorwaarden controleren door iemand die er verstand van heeft. Dit artikel is geen juridisch advies.

Stap 5: kies hoe je betaalt, verzendt en bijhoudt

Dit zijn de keuzes die klanten direct merken:

• Betaalmethoden. Voor Nederlandse klanten is iDEAL vrijwel een vereiste. Voeg andere methoden pas toe als klanten erom vragen.
• Verzending. Bepaal vooraf welke vervoerder je gebruikt, wat je rekent en vanaf welk bedrag je gratis verzendt. Verzendregels horen in je shop ingesteld te zijn, niet in je hoofd.
• Retouren. Beslis wie de retourkosten betaalt en vertel dat vooraf. Dat voorkomt discussie.
• Ordermails. Een klant verwacht direct een bevestiging en later een verzendbericht. Controleer vóór de livegang of die mails kloppen.
• Administratie. Houd bij hoe bestellingen in je boekhouding terechtkomen. Dat kan handmatig beginnen en later met een koppeling, zoals in wat een API-koppeling is wordt uitgelegd.

Stap 6: kies een manier om te bouwen

Je kunt een webshop zelf opzetten op een huurplatform, of laten bouwen. Het verschil zit in wat je zelf in handen houdt: wie de gegevens beheert, wat je maandelijks betaalt en hoe makkelijk je later kunt veranderen. Een vergelijkbare afweging staat in wat je kiest tussen Wix, WordPress en maatwerk; het meeste daarvan geldt ook voor webshops.

Laat je hem bouwen, vraag dan wat er voor de livegang klaarstaat: betalen, verzendregels, btw en ordermails. Bij KAAB staan die in het pakket Webshop, en krijg je uitleg zodat je zelf verder kunt.

Wat kost een webshop beginnen?

De kosten bestaan uit een eenmalig deel en een deel per maand.

Eenmalig: het bouwen van de webshop. Het pakket Webshop van KAAB kost vanaf €3.495 eenmalig en bevat een webshop met iDEAL, tot 25 producten, verzendregels, btw-instellingen en automatische ordermails. Daarnaast heb je mogelijk een domeinnaam, productfoto's en je eerste voorraad nodig.

Per maand: elke KAAB-website draait op minimaal Onderhoud & Support, voor €49 per maand. Daarin zitten hosting, updates, back-ups en support. Reken daarnaast op de kosten van je betaalprovider per transactie, op verzendkosten en op je boekhoudpakket. Die laatste hangen af van wat je kiest en hoeveel je verkoopt.

Meer over hoe dit zich verhoudt tot andere sites staat in wat een website laten maken kost en wat website-onderhoud kost. Wil je een concreet voorstel, dan vraag je een offerte aan.

Alle prijzen zijn exclusief btw.