Wat is een CMS en heb je er een nodig voor je website?

Een CMS (content management system) is software waarmee je de teksten, foto's en pagina's van je website zelf aanpast, zonder te programmeren. Je logt in, past een tekst aan, klikt op opslaan en de wijziging staat online. Heb je een CMS nodig? Alleen als je na oplevering zelf inhoud wilt blijven toevoegen of veranderen. Verandert je site zelden, dan is een CMS niet verplicht.

Wat doet een CMS precies?

Een website bestaat uit twee dingen: de inhoud (tekst, foto's, prijzen) en de opmaak (hoe het eruitziet). Een CMS houdt die twee gescheiden. De inhoud staat in een beheeromgeving die je als een soort tekstverwerker gebruikt. De website haalt die inhoud op en zet hem in de vormgeving.

Het voordeel is dat jij een openingstijd of een nieuwsbericht kunt aanpassen zonder dat iemand in de code hoeft. Het ontwerp blijft ongemoeid, dus je kunt er weinig mee kapotmaken.

Bekende voorbeelden zijn WordPress en Drupal. Wix en Squarespace zijn website-bouwers met een eigen beheeromgeving. Daarnaast zijn er systemen die los staan van de vormgeving, zoals Sanity, een zogenoemd headless CMS: het beheert alleen de inhoud en de website wordt er apart omheen gebouwd.

Heb je een CMS nodig?

Stel jezelf drie vragen.

1. Hoe vaak verandert je inhoud? Een nieuwsbrief, blog, agenda, productaanbod of actieprijzen? Dan wil je dat zelf kunnen doen. Staat je site voor jaren vast, dan niet.
2. Wie past de inhoud aan? Bij een kleine zaak ben jij dat vaak zelf. Bij een grotere organisatie zijn het meerdere mensen, die elk hun eigen deel mogen bewerken.
3. Wil je groeien? Een site die klein begint maar uitbreidt met pagina's, artikelen of een webshop, heeft er baat bij als de inhoud van het begin af goed is vastgelegd.

Een eenpagina-site die jaar in, jaar uit hetzelfde zegt, redt zich zonder CMS. Of een eenpagina-site genoeg is, lees je in one page website of complete website.

Zonder CMS: wat betekent dat?

Zonder CMS staat de inhoud in de code van de pagina zelf. Dat heeft voordelen: er is minder techniek, dus minder om bij te houden, en zo'n site kan erg snel zijn. Maar elke aanpassing loopt via de maker. Dat kost tijd en vaak geld, ook voor een kleine tekstwijziging. Spreek daarom vooraf af hoe je aanpassingen aanvraagt en hoe snel ze geregeld zijn.

Met CMS: wat komt erbij kijken?

Een CMS neemt je werk weg, maar brengt ook dingen mee waar je rekening mee houdt.

• Beveiliging. Software die op het internet draait, heeft updates nodig. Een CMS dat je maanden niet bijwerkt, wordt een zwak punt.
• Back-ups. Gaat er iets mis, dan wil je terug naar een werkende versie.
• Hosting. Het systeem draait ergens. Een traag of onbetrouwbaar hostingpakket merk je aan je site.
• Plugins en uitbreidingen. Bij sommige systemen voeg je functies toe met onderdelen van andere partijen. Elk onderdeel is iets extra's om bij te houden.
• Rechten. Wie mag wat aanpassen? Geef niet iedereen toegang tot alles.

Dat onderhoud is geen bijzaak. Wat het kost en wat eronder valt, lees je in wat website-onderhoud kost.

Wat doe je in de praktijk met een CMS?

Meestal gaat het om een paar vaste klussen. Je past een openingstijd, telefoonnummer of prijs aan. Je plaatst een nieuwsbericht of blogartikel. Je vervangt een foto of voegt een nieuw project toe. Bij een webshop beheer je ook producten en voorraad, al kan dat bij sommige systemen in een apart onderdeel.

Dat zijn juist de dingen die snel verouderen als je ze moet uitbesteden. Een site met een verkeerd telefoonnummer of een verlopen actie kost je klanten. Met een CMS pas je dat in een paar minuten aan, op het moment dat je het merkt.

Belangrijk is dat je het ook echt gebruikt. Veel sites hebben een CMS en worden toch een jaar niet bijgewerkt. Plan daarom een vast moment, bijvoorbeeld eens per kwartaal, om je teksten door te lopen. Verse, kloppende inhoud helpt bezoekers, en ook je vindbaarheid in je eigen regio is ermee gediend.

Veelgemaakte fouten bij het kiezen

• Kiezen op uiterlijk. Een mooie demo zegt niets over hoe prettig het beheer is. Vraag om de beheeromgeving te zien.
• Te veel willen. Een CMS met honderd opties is moeilijker te gebruiken dan een met tien velden die jij nodig hebt.
• Het onderhoud vergeten. Een CMS zonder updates en back-ups is een risico, hoe goedkoop de start ook was.
• Vastzitten zonder het te weten. Vraag of je inhoud kunt exporteren als je later wilt overstappen.

Welk CMS kies je?

Er is geen CMS dat voor iedereen het beste is. Wat telt is wat je ermee wilt doen en wie het bijhoudt.

• Een bouwpakket zoals Wix is een CMS en hosting in één. Handig als je alles zelf doet, maar je zit vast aan het platform.
• WordPress is open source en heeft veel uitbreidingen. Je regelt de hosting en het onderhoud zelf, of laat dat doen. Het verschil tussen WordPress.org en WordPress.com is goed om te kennen voordat je kiest.
• Een CMS op maat wordt voor jouw site ingericht. Je krijgt alleen de velden die je nodig hebt, en niets wat je niet gebruikt. Daardoor is het beheer eenvoudig.

Een uitgebreide vergelijking staat in Wix of WordPress (of maatwerk).

Hoe zit het bij KAAB?

Een CMS zit bij KAAB in het Groei-pakket van €2.450: je past teksten en foto's zelf aan en je site blijft snel. Het Start-pakket (€1.495) is één pagina zonder CMS. Elke website draait op minimaal Onderhoud & Support, voor €49 per maand: hosting, updates, back-ups en support. Dat geldt ook als je site geen CMS heeft.

Wat je vooraf met de maker afspreekt

Voordat je tekent, loont het om een paar dingen vast te leggen:

• Welke onderdelen kun je zelf aanpassen, en welke niet?
• Krijg je een korte uitleg of handleiding bij oplevering?
• Wie doet updates en back-ups, en hoe is dat geregeld?
• Wat gebeurt er met je inhoud als je later van maker of platform wisselt?

Een heldere afspraak voorkomt dat je later merkt dat je site wel een CMS heeft, maar dat je er weinig mee kunt.

Alle prijzen zijn exclusief btw.